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戦前戦後の日本のエネルギーを支えた石炭の産地・福岡県飯塚市。日々、人口が減り、高齢化が進んでいるこの街で、地域に新しい産業と雇用を作るために、コールセンター会社を起業した社長のブログです。福岡県飯塚市にて、コールセンター事業・通信販売支援事業を行っています。

月別アーカイブ:2017年11月

プライバシーマーク取得に向けての現地審査が終了しました!

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今年の4月より本格的な取り組みを初めておりました、プライバシーマークの取得に向けての現地審査が、11月7日(火)に無事終了いたしました!現在のスケジュールでは、来年の1月には認証をいただける予定です。

プライバシーマーク制度とは

弊社は、コールセンター会社として多くの通販会社さまの電話対応業務を行っており、日々の業務の中で多くの個人情報を取り扱っております。創業以来、個人情報保護に関しては全社できちんと取り組んではおりましたが、第三者機関の公的な証明などは得ていませんでした。そのため、今後の事業拡大に向けては、個人情報を適切に扱っている企業の証明として、プライバシーマークの取得は必須だと考えておりました。

今回、プライバシーマークの取得に向けての社内業務の見直しや個人情報の取り扱いについて学ぶ過程で、私自身も非常に勉強になりました。

プライバシーマーク取得過程で気づいたこと


  • 個人情報保護の対策は各企業によって異なる

プライバシーマークの取得に向けての情報WEBなどを見ると、地震対策や停電対策、データ保護、入退室ログ管理など、たくさんの事柄が必須事項として挙げられすべて実施しないと認証が得られないような情報があります。私もその認識でしたし、前職でもプライバシーマークを持っていたのでいろいろすることがあって大変だなと思っていました。しかし、実際は企業によって取るべき対策が異なるため、プライバシーマークを持っている企業がすべて同じ対策をする必要はありません。

  • ”リスクの把握”と”その対策”が大事

企業規模や業務内容によって個人情報の漏洩リスクは異なります。プライバシーマークの取得の過程で各社が取っている対策も、企業ごとに異なるため、ある企業では必要な対策も、別の企業では必要がなかったりします。大事なのは、「業務フロー」と「漏洩リスク」を把握し、それに対しての適切(できる限り)の対策を行い、さらに、それでも発生しうるリスク(残存リスク)を把握することです。

  • 設備投資は極力抑えることが可能

設備投資に関しても各社異なります。業務フローと漏洩リスクがことなるため、必要な設備も異なるためです。情報WEBに書いてあることは、その方の企業やその方の経験をもとに書かれていることが多い為、すべての会社に当てはまるものではありません。反対に、すべての会社に当てはめるのであれば、プライバシーマークを取得している企業のあらゆる対策が必要になります。弊社の場合、入退室管理のログなどの機械は不要でした。なぜなら、ビルの監視カメラで常に入退室がチェックされていますし、時間外はALSOKの警備がかかっているため、怪しい人物の入退室への対策はすでにできていたからです。それにも関わらず、「ログ管理が必要」と言って、セキュリティカードなどを導入するのは、意味がないことまでとは言いませんが、本質を見ないで行う対策になってしまいます。地震対策や停電対策も同じです。


それでもこれだけはやっておかなければならないこと


@ 各パソコンのウイルス(マルウェア)対策
A 社外の方の入退室記録(来客の記録メモ)
B 個人情報保護方針 の掲示(社内 および 外部) ※外部はWEBサイトでも可能
C 個人情報の取り扱いについて の掲示(WEBサイト)
D 記録媒体の取り扱い(USBメモリなどのストレージ)
E 個人情報取り扱い同意書 の準備(記載内容が不足している企業が多いようです)
F 個人情報を取り扱う委託先パートナー企業の管理


プライバシーマークの取得は目的ではなく、トレンタセーイとして個人情報の適切な管理を企業として行うことです。今回、取得に向けての過程を通して、 個人情報保護マネジメントシステム(Personal information protection Management Systems ※PMS)がいかに大事なことが分かりました。
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トレンタセーイの第3期が終了いたしました

2017年10月末で、トレンタセーイの第3期が終了いたしました。

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11月より第4期に入ります。お取引先をはじめ、様々な皆様に支えられての3年でした。本当にありがとうございます。

売上に関しては前期比145%で着地予定ですが、利益面はかなり落ち込んでしまい、増収減益となる予定です。また、第4期は大口取引先の売上が3期目に比べて半減する可能性が高いため、厳しいスタートが想定されます。しかし、”ピンチはチャンス”と捉え、お取引先様の事業に貢献できるよう邁進いたします。

増収減益になった要因としては、大口取引先への依存体質を改善するために、昨年5月より第2コールセンターの立ち上げを開始し、昨年7月中旬より稼働を開始いたしました。そのための設備投資およびスタッフの採用を積極的に行いました。(仕事が決まっていないのに・・・)

コールセンターという事業の特性上、人件費を中心に、費用が先に出てしまいます。

嬉しいことに、徐々に新しいお取引先さまも増えていき、第2コールセンターの売上も少しずつ上がっていきました。しかし、第2コールセンター単体での黒字化は難しい状況が続きました。さらに、創業時からお付き合いさせていただいているお取引先さまの売上低下も重なったこともあり、売上面では増収はしましたが利益面ではかなりの減益という形で、第3期が終了いたしました。

また、第3期は、多くの採用も行いましたが、私(=会社)の力不足もあり、多くの離職もありました。創業時からいてくれて、第2コールセンター立ち上げの中心となってくれたスタッフの離職や、創業メンバーの退職も続き

・自身の無力さと情けなさ
・お金のことで悩む日々
・私自身の事業に対しての姿勢やスタッフへの向き合い方などで叱責を受ける

などがありました。

そんな中でも、

・会社を成長させていこうと前向きに取り組んでくれる社員
・日々、成長を感じさせてくれるスタッフ
・業務が多忙な時に積極的に協力してくれるスタッフ
・「出産したらまたトレンタセーイに戻って働きたい」と言ってくれたスタッフ

がいて、嬉しいことにお取引先さまからほぼすべて、高い評価をいただけております。本当にスタッフの皆には感謝しかありません。

第3期にいろいろあったおかげで私自身も多くの反省をし、自分の取り組みを見直すことができたことはとても良かったと今では感じております。

第4期、厳しいスタートではありますが、このスタッフがいればきっと今の課題を乗り切り、さらなる成長をしていけると確信ができておりますので、とても楽しみです。

引き続き、飯塚のコールセンター、トレンタセーイをよろしくお願いいたします!
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